Private E-Mails am Arbeitsplatz – wie weit dürfen Sie gehen?
Hier ein leckeres Rezept an den Ehepartner. Da die Erinnerungs-Mail für die Tochter. Und zwischendurch ein humorvoller Kettenbrief an die Kollegen und Freunde. Die meisten Angestellten denken nichts Böses, wenn sie in der Arbeit private E-Mails verschicken. Auch viele Arbeitgeber halten die private E-Mail-Nutzung für harmlos und lassen sie öfter einfach durchgehen. Dabei braucht es eine unmissverständliche Regelung am Arbeitsplatz, die die private Nutzung entweder gänzlich verbietet, einschränkt oder ganz klar erlaubt. Rechtliche Folgen können nämlich sonst schnell unangenehm werden.
Der Arbeitgeber hat die Verantwortung
Auch wenn es manchmal unfair und kleinkariert erscheint: Wenn ein Arbeitgeber von Anfang an ein schriftliches Verbot der privaten E-Mail-Nutzung verhängt, hat es durchaus plausible Gründe.
Dass die Mitarbeiter von ihren eigentlichen Tätigkeiten abgelenkt werden, ist dabei weitaus weniger problematisch als die Gefahren, die mit den datenschutzrechtlichen Bestimmungen zusammenhängen. Denn wer als Arbeitgeber privaten und somit unkontrollierten E-Mail-Verkehr zulässt, wird schnell rechtlich gesehen zum Telekommunikationsanbieter und ist somit verpflichtet, das Fernmeldegeheimnis zu wahren. Der Geschäftsführer des Unternehmens kann sich also schon strafbar machen, wenn er nicht sicherstellen kann, dass die privaten E-Mails von Dritten eingesehen werden können. Das kann schnell passieren, wenn z. B. die Urlaubsvertretung am Computer des Angestellten arbeitet und seine E-Mails lesen kann.
Außerdem können durch die private E-Mail-Nutzung auch Viren, Trojaner und andere Schädlinge ins Firmennetzwerk geraten und womöglich Daten beschädigen oder gar löschen. Gegen solche Gefahren ist nicht jedes Unternehmen mit einer entsprechenden IT-Security ausgestattet. Also kommt auch da das Verbot vielen Arbeitgebern entgegen, weil es in der Praxis einfacher umzusetzen ist.
Wo kein Handeln, da kein Verbot
Sollte die private Nutzung von E-Mails weder schriftlich noch mündlich Thema gewesen sein, kann der Arbeitnehmer davon ausgehen, dass diese zumindest geduldet wird. Wenn auch nach maximal sechs Monaten immer noch keine Nachfrage durch den Arbeitgeber erfolgt ist oder wurde kein eindeutiges Verbot bzw. Regelung eingeführt, dann kommt es einer Erlaubnis gleich. So begibt sich der Arbeitgeber auf unsicheres Terrain, denn diese Erlaubnis kann juristisch nur schwer rückgängig gemacht werden.
Unabhängig davon, ob ein Verbot ausgesprochen wurde oder nicht, gibt es Einzelfälle, in denen es immer erlaubt ist, private Mails zu verschicken und zu empfangen. So können Arbeitnehmer immer eine Nachricht an ihre privaten Kontakte senden, falls ein Freizeittermin aufgrund von Überstunden oder längerer Meetings nicht wahrgenommen werden kann. Auch sind E-Mails an Kollegen oder Teilnehmer von Mitfahrgelegenheiten kein Problem, wenn gewisse Abstimmungen notwendig sind.
Der Arbeitgeber darf private E-Mails lesen
Und zwar immer dann, wenn diese ausdrücklich verboten wurden. Der Arbeitgeber stellt zwar Geräte wie Computer, Smartphone oder Tablet zur Verfügung. Diese und auch deren Inhalte bleiben jedoch weiterhin Eigentum der Firma. So können auch private E-Mails wie normale Geschäftspost behandelt und stichprobenartig überprüft werden. Hier greift nämlich wieder der Datenschutz. Der Arbeitgeber muss Betriebsgeheimnisse und alle Firmendaten vor fremdem Zugriff schützen.
Unsere Empfehlung
Vergewissern Sie sich als Arbeitgeber immer rechtzeitig, dass Ihre Angestellten entweder eine reglementierte E-Mail-Nutzung verinnerlicht haben oder verbieten sie die private Nutzung komplett, wenn sensible Daten im Spiel sind und Sie keinen ausreichenden Datenschutz garantieren können. So bleiben Sie auf der sicheren Seite.
Auch als Arbeitnehmer sollten Sie sich genau informieren, wie Ihr Betrieb die private E-Mail-Nutzung regelt und ob ein Verbot vorliegt. Denn wenn das Verbot vertraglich festgelegt ist und sie dennoch gelegentlich E-Mails an private Kontakte verschicken, kann das ein Kündigungsgrund werden.